Политика в отношении обработки персональных данных

Политика в отношении обработки персональных данных, полученных от пользователей электронной тендерной площадки ООО «Зерновой экспорт»

Термины и определения
Автоматизированная обработка персональных данных — обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники.
Блокирование персональных данных — временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, когда обработка необходима для уточнения персональных данных).
Информационная система персональных данных — совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.
Обезличивание персональных данных — действия, в результате которых невозможно определить без использования дополнительной информации принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных.
Обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (предоставление, доступ), распространение, обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
Оператор – ООО «Зерновой экспорт», расположенное по адресу: 119435, г. Москва, вн. тер. г. Муниципальный округ Хамовники, ул. Малая Пироговская, д. 8, помещ. 7/2, ИНН 7708405737, ОГРН 1227700327436, осуществляющее обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;
Персональные данные (Данные) — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).
Предоставление персональных данных — действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц.
Распространение персональных данных — действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц.
Уничтожение персональных данных — действия, в результате которых невозможно восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.
Электронная тендерная площадка (сайт Площадки) — информационная система Оператора, под доменным именем (адресом) третьего уровня – https://trade.zernoexp.ru и любым доменным именем третьего уровня zernoexp.ru (если это очевидно следует из конкретной ситуации).

1. Общие положения
1.1. Настоящая Политика в отношении обработки персональных данных пользователей электронной тендерной площадки ООО «Зерновой экспорт» (далее – Политика) составлена в соответствии с ч. 2 ст. 18.1 Федерального закона «О персональных данных» №152-ФЗ от 27 июля 2006 года (далее – Закон «О персональных данных») и действует в отношении всех персональных данных (далее – Данных), которые ООО «Зерновой экспорт» (далее – Общество, Оператор) может получить от пользователя при использовании электронной тендерной площадки ООО «Зерновой экспорт» на сайте в сети Интернет по адресу: https://trade.zernoexp.ru (далее – Площадка) и в ходе исполнения Обществом любых договоров и соглашений с пользователями данной Площадки или юридическими лицами, от имени которых выступают пользователи.
1.2. Под «пользователем Площадки» (как в единственном, так и во множественном числе) для целей настоящей Политики понимаются как физические лица, являющиеся субъектами персональных данных, так и юридические лица (в лице их представителей, непосредственно взаимодействующих с Площадкой), обрабатывающие и/или предоставляющие Обществу Данные третьих лиц – субъектов персональных данных (на основе предварительного информированного согласия таких субъектов персональных данных пользователю Площадки.
1.3. Настоящая Политика является неотъемлемой частью Пользовательского соглашения (далее – Соглашение), размещенного и/или доступного на сайте https://trade.zernoexp.ru, а также иных заключаемых пользователем договоров, если это предусмотрено их условиями или вытекает из содержания данной Политики.
1.4. Для целей настоящей Политики Общество является оператором персональных данных.
1.5. Перед началом использования Площадки пользователь обязан ознакомиться с Политикой и согласиться с ее условиями.
Использование Площадки Общества (в том числе проставление «галочки»/иного знака о даче согласия на обработку Данных при регистрации пользователя на Площадке и проставления «галочки» в форме регистрации для доступа к личному кабинету, в соответствии со ст.ст. 435 и 438 Гражданского кодекса РФ является принятием (акцептом) настоящей Политики) означает полное и безоговорочное согласие пользователя с Политикой и указанными в ней условиями обработки Данных, принятие пользователем на себя обязательств действовать в полном соответствии с настоящей Политикой и применимым законодательством.
В случае несогласия с условиями Политики пользователь должен воздержаться от регистрации на Площадке и использования Площадки.
1.6. Соглашаясь с условиями Политики и оставляя свои Данные на сервисах Площадки путем заполнения онлайн форм и/или прикрепления скан-копий документов или иных файлов, содержащих Данные, пользователь:
1.6.1. подтверждает, что все указанные им Данные принадлежат лично ему, а в случае указания Данных третьих лиц – субъектов персональных данных, что им (пользователем) в установленном действующим законодательством порядке получено предварительное информированное согласие такого субъекта персональных данных на предоставление Данных Обществу для обработки;
1.6.2. подтверждает и признает, что им внимательно и полностью прочитана Политика, текст Политики и условия обработки Данных ему понятны;
1.6.3. дает полное, безоговорочное письменное согласие на любые способы обработки Обществом своих Данных, включая любое действие (операцию) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, в том числе сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (извлечение, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение Данных. Согласие пользователя на обработку Данных является добровольным, конкретным, информированным и сознательным. Пользователь подтверждает, что, давая согласие, пользователь действует свободно, своей волей и в своем интересе.
1.6.4. Пользователь Площадки заверяет получающую Общество, что имеются действующие согласия Субъектов или иные законные основания на передачу их персональных данных на Площадке и на последующую обработку их персональных данных Обществом в объёме и на условиях настоящей Политики. Каждая Сторона обязуется по запросу другой Стороны в течение 5 (пяти) рабочих дней с даты получения такого запроса предоставить такой другой Стороне доказательства надлежащего исполнения своих обязательств, указанных в Оговорке о персональных данных.
1.7. Обработка Данных пользователей Площадки осуществляется Обществом на основании и в соответствии с Законом «О персональных данных», а также иных нормативных актов, регулирующих защиту Данных, и настоящей Политикой.
1.8. Специальные категории персональных данных Обществом не получаются и не обрабатываются. Сами пользователи обязаны не направлять Данные такого рода Обществу.
1.9. Каждый пользователь, осуществляя использование Площадки (как в процессе регистрации или предоставления данных, так и при заключении и исполнении сделок с Обществом), тем самым принимает на себя обязательство в полной мере соблюдать положения настоящей Политики, а также признает, что Общество имеет возможность в полной мере обеспечить исполнение требований законодательства о персональных данных (в отношении данных самого пользователя или предоставленных пользователем данных третьих лиц) только при полном соблюдении пользователем положений Политики (в ее действующей редакции).

2. Данные, обрабатываемые Обществом
2.1. В рамках настоящей Политики под персональными данными понимаются:
— любые персональные данные физических лиц — пользователей сайта Площадки,
— любые персональные данные физических лиц, которые предоставляются Обществу пользователями Площадки;
— информация, полученная в результате действий Пользователя на сайте Площадки, в частности, информация о добавлении какого-либо содержимого лично Пользователем на сайте Площадки;
— обобщённая аналитическая информация об использовании Пользователем Площадки.
2.2. Предоставляя информацию о своих абонентских номерах подвижной (мобильной) связи, адресах электронной почты, пользователь тем самым дает свое согласие и выражает заинтересованность в получении целевых уведомлений от ООО «Зерновой экспорт».
2.3. Сроки обработки персональных данных определяются в соответствие со сроком действия договора с субъектом персональных данных, сроком исковой давности, сроком, указанным в согласии субъекта персональных данных на обработку его персональных данных либо достижением целей обработки данных, а также иными требованиями законодательства РФ и локальными документами Оператора.

3. Получение Данных
3.1. Все Данные следует получать от самого субъекта персональных данных, если Данные субъекта возможно получить от третьей стороны, субъект должен быть уведомлен Пользователем об этом и от него должно быть получено согласие.
Пользователь, предоставляя Обществу персональные данные третьих лиц, самим фактом предоставления подтверждает, что пользователь получил все необходимые согласия таких третьих лиц (субъектов Данных) на предоставление Обществу Данных в любой форме.
Пользователи площадки обязаны обеспечить сохранность персональных данных, принимать все возможные меры, исключающие доступ к персональным данным неуполномоченных лиц, а также использовать их строго в соответствии с договором и законом о персональных данных.
3.2. При использовании Площадки (в том числе при первичной регистрации) пользователь имеет право заносить Данные третьих лиц – работников или представителей пользователя. При этом пользователь обязуется получить предварительное информированное согласие субъектов персональных данных на обработку их персональных данных Обществом. При занесении на сервисы Площадки персональных данных водителей автотранспортных средств пользователь обязуется получить обязательное предварительное согласие на обработку их персональных данных и передачу третьим лицам.
При отсутствии предварительного согласия работника пользователя, он (как потенциальный контрагент Общества) не имеет права использовать для оказания услуг Общества соответствующие автотранспортные средства (в отношении водителей, которых не получены согласия на обработку и передачу третьим лицам согласия).
3.3. Пользователь самостоятельно несет ответственность за отсутствие такого согласия и принимает на себя полную ответственность в случае предъявления каких-либо претензий к ООО «Зерновой экспорт» вследствие несоблюдения условий о получении согласия в соответствии с пунктами 3.1 и 3.2. настоящей Политики. Пользователь обязан возместить Обществу любые расходы (включаю уплату штрафов), которые Общество понесет из-за отсутствия соответствующего согласия.
3.4. Пользователь обязуется незамедлительно уведомить ООО «Зерновой экспорт» путем направления сообщения на адрес электронной почты reception.msk@zernoexp.ru, reception.rst@zernoexp.ru в случае, если третьими лицами, чьи Данные предоставил пользователь, будет отозвано согласие на их обработку, использование и хранение Данных и/или изображений, и/или получение письменных, голосовых, а также смс-уведомлений.
3.5. Общество обязуется предпринять необходимые меры для обеспечения сохранности Данных третьих лиц, занесенных пользователем, а также использовать их строго в соответствии с договором, заключенным с Пользователем и законодательством РФ.
3.6. Документы, содержащие персональные данные, создаются при использовании Площадки пользователями только следующими способами:
— заполнение онлайн форм (на сайте Площадки) путем внесения в них сведений;
— копирование оригиналов документов и прикрепление скан-копий документов в соответствующие поля сервисов Площадки.

4. Цели обработки Данных пользователей Площадки
4.1. Данные пользователей Площадки, а также третьих лиц – субъектов персональных данных, предоставляемые пользователями Площадки, обрабатываются Обществом для следующих целей:
— идентификация пользователя Площадки, зарегистрированного на сайте, для оформления и (или) заключения сделки;
— предоставления Пользователю доступа к персонализированным ресурсам сайта Площадки;
— осуществление клиентской поддержки, включая направление уведомлений, запросов, касающихся использования Площадки, оказания услуг, обработка запросов и заявок от Пользователя;
— проведение проверки в целях проявления должной осмотрительности при выборе контрагента;
— связь с пользователями Площадки и/или водителями автотранспортных средств, в том числе направление письменных, голосовых, в том числе смс-уведомлений, запросов и информации, обработка запросов и заявок от пользователей;
— осуществление гражданско-правовых отношений с пользователями Площадки, в том числе заключение и исполнение договоров и иных соглашений с ними (в том числе, но не ограничиваясь, в целях планирования перевозки и/или организации доступа на объект для проведения погрузо-разгрузочных работ);
— проведение аудита, внутренних исследований, статистических и иных исследований, в том числе на основе обезличенных Данных.

5. Условия обработки Данных и их передачи третьим лицам
5.1. Обработка персональных данных Обществом осуществляется с соблюдением принципов и правил, предусмотренных федеральным законодательством и Политикой.
5.2. Общество вправе передать Данные пользователя Площадки и/или субъектов персональных данных, полученных от пользователя Площадки, третьим лицам в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, государственным органам и службам (в том числе налоговым органам), в том числе по их запросам по основаниям и в порядке, установленным законодательством Российской Федерации, а также использовать для целей выполнения как Обществом, так и пользователем Площадки гражданско-правовых обязательств, возникших между Обществом и пользователем Площадки на основании заключенного между ними договора или иного соглашения. В указанном случае предоставляется минимальный объем Данных, необходимый для оказания услуги или осуществления иного действия в целях исполнения договорных отношений.
5.3. Общество несет ответственность за надлежащую, целевую обработку контрагентами Общества Данных пользователей или Данных третьих лиц, предоставленных пользователями Площадки, с учетом соблюдения Пользователем п. 3.1. и 3.2. настоящей Политики.

6. Обработка Данных
6.1. Обработка Данных пользователей Площадки производится Обществом с использованием средств автоматизации и без использования средств автоматизации. При этом Данные пользователей хранятся на электронных носителях в пределах территории Российской Федерации и обрабатываются с использованием автоматизированных систем, за исключением случаев, когда неавтоматизированная обработка Данных необходима в связи с исполнением требований законодательства и/или заключенного с пользователем договора.
6.2. Доступ к системам Площадки, содержащим Данные, обеспечивается системой паролей. Пароли устанавливаются уполномоченными сотрудниками Общества и индивидуально сообщаются работникам Общества, имеющим доступ к Данным для выполнения своих должностных обязанностей.
6.3. Принципы обработки Данных
6.3.1. Обработка Данных на законной и справедливой основе.
Данные должные обрабатываться Обществом надлежащим образом в соответствии с применимым законодательством и Политикой. Общество и его должностные лица в случае установления их вины несут предусмотренную законодательством Российской Федерации ответственность за нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту Данных.
6.3.2. Прозрачность обработки Данных.
Субъект персональных данных имеет право на получение от Общества информации, касающейся обработки его Данных в порядке, объеме и сроки, предусмотренные законодательством Российской Федерации и внутренними документами Общества.
6.3.3. Ограничение обработки Данных достижением конкретных, заранее определенных и законных целей.
Не допускается обработка Данных, не совместимая с целями сбора Данных. Содержание и объем обрабатываемых Данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые Данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.
6.3.4. Точность, адекватность и актуальность Данных по отношению к целям обработки.
При обработке Данных Общество обеспечивает точность Данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к целям обработки. Обрабатываемые Данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законодательством Российской Федерации. Общество обеспечивает принятие необходимых мер по удалению или уточнению неполных, неточных или несовместимых с целями обработки Данных.
6.3.5. Безопасность персональных данных, обрабатываемых Оператором, обеспечивается реализацией правовых, организационных и технических мер, необходимых для обеспечения требований федерального законодательства в области защиты персональных данных.
Для предотвращения несанкционированного доступа к персональным данным Оператором применяются следующие организационно-технические меры:
— назначение ответственного за организацию обработки персональных данных;
— обеспечение сохранности персональных данных при хранении материальных носителей персональных данных и исключение несанкционированного доступа к ним;
— назначение ответственного за обеспечение безопасности персональных данных в информационных системах;
— ограничение состава лиц, допущенных к обработке персональных данных;
— ознакомление субъектов с требованиями федерального законодательства и нормативных документов Оператора по обработке и защите персональных данных;
— организация учета, хранения и обращения носителей, содержащих информацию с персональными данными;
— определение угроз безопасности персональных данных при их обработке, формирование на их основе моделей угроз;
— разработка на основе модели угроз системы защиты персональных данных;
— проверка готовности и эффективности использования средств защиты информации;
— разграничение доступа пользователей к информационным ресурсам и программно-аппаратным средствам обработки информации;
— регистрация и учет действий пользователей информационных систем персональных данных;
— использование антивирусных средств и средств восстановления системы защиты персональных данных;
— применение в необходимых случаях средств межсетевого экранирования, обнаружения вторжений, анализа защищенности и средств криптографической защиты информации;
— организация пропускного режима на территорию Оператора, охраны помещений с техническими средствами обработки персональных данных.
6.3.6. Конфиденциальность и защита Данных.
Общество обязано не раскрывать третьим лицам и не распространять Данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законодательством РФ. Общество принимает необходимые и достаточные меры для защиты Данных от неправомерного или случайного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения, а также от иных неправомерных действий с ней со стороны третьих лиц.
Не является нарушением конфиденциальности предоставление Обществом Данных субъектов персональных данных контрагентам Общества для целей выполнения гражданско-правовых обязательств, возникших между Обществом и пользователем Площадки на основании заключенного между ними договора или иного соглашения, а также налоговым органам.
Данные пользователей Площадки, вступивших в договорные отношения с Обществом, содержащиеся в единых государственных реестрах юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, являются открытыми и общедоступными, охраны их конфиденциальности и согласия пользователей на обработку не требуется.
Обеспечение конфиденциальности не требуется в отношении: персональных данных после их обезличивания и общедоступных персональных данных.
6.4. Изменение Данных.
Общество имеет право внести, дополнить, изменить, блокировать или удалить персональные данные пользователя Площадки в соответствии с федеральным законодательством Российской Федерации.

7. Права субъектов персональных данных
7.1. Субъект персональных данных в целях обеспечения защиты своих персональных данных, хранящихся у Общества, имеет право:
— получать полную информацию о своих персональных данных, их обработке, хранении и передаче;
— свободного доступа к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей его персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
— определять своих представителей для защиты своих персональных данных;
— требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением Политики и законодательства РФ. При отказе Общества исключить или исправить персональные данные, субъект персональных данных вправе заявить в письменном виде о своем несогласии с соответствующим обоснованием;
— требовать от Общества извещения всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные субъекта персональных данных, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях и дополнениях;
— обжаловать в суде неправомерные действия или бездействие Общества.
7.2. Предоставленное Обществу в соответствии с настоящей Политикой согласие субъекта персональных данных на обработку Данных может быть отозвано путем подачи заявления в простой письменной форме с указанием данных, определенных ст. 14 Закона «О персональных данных», на адреса электронной почты: reception.msk@zernoexp.ru, reception.rst@zernoexp.ru либо по почтовому адресу Общества: 119435, Москва, ул. Малая Пироговская, д. 8, помещение 7/2.
7.3. Пользователь уведомлен, что он может в любой момент отозвать согласие на обработку, использование и хранение своих Данных, предоставленных пользователем, направив соответствующее требование на адреса электронной почты: reception.msk@zernoexp.ru, reception.rst@zernoexp.ru, и самостоятельно несет риск отсутствия такого уведомления и/или его несвоевременности.
7.4. При получении Обществом запроса субъекта персональных данных, содержащего отзыв согласия на обработку персональных данных, Общество в течение 30 (тридцати) календарных дней с момента его получения обязано прекратить обработку Данных, и в случае, если сохранение Данных более не требуется для целей обработки, уничтожить Данные или обеспечить их уничтожение. При этом пользователь соглашается, что удаление информации делает невозможным дальнейшее использование Площадки пользователем.

8. Изменение Политики. Применимое законодательство
8.1. Общество имеет право вносить изменения в настоящую Политику. При внесении изменений в заголовке Политики указывается дата последнего обновления и действующая редакция Политики. Новая редакция Политики вступает в силу с момента ее размещения на сайте Площадки, если иное не предусмотрено новой редакцией Политики. Пользователь обязуется самостоятельно отслеживать изменения в содержании настоящей Политики и несет самостоятельно все риски действий не в соответствии с настоящей Политикой.
8.2. Действующая редакция Политики хранится в месте нахождения исполнительного органа Общества по адресу: 119435, Москва, ул. Малая Пироговская, д. 8, помещение 7/2, электронная версия Политики – на сайте Площадки по адресу: https://trade.zernoexp.ru.
8.3. К настоящей Политике и отношениям между субъектами персональных данных и Обществом подлежит применению право Российской Федерации.
8.4. Если по тем или иным причинам одно или несколько положений Политики будут признаны недействительными или не имеющими юридической силы, это не оказывает влияния на действительность или применимость остальных положений Политики.

9. Обратная связь для взаимодействия Общества с пользователями и субъектами персональных данных
9.1. Адрес электронной почты: reception.msk@zernoexp.ru, reception.rst@zernoexp.ru, на указанный адрес пользователи обязуются направлять все свои обращения по вопросам применения Политики и/или обработки Обществом персональных данных.
9.2. Почтовый адрес: 119435, Москва, ул. Малая Пироговская, д. 8, помещение 7/2.